Cómo comprimir un PDF escaneado para subirlo a un portal

Los PDF escaneados pesan mucho porque cada página es una foto; reduce su tamaño con Reducir tamaño de archivo en la Vista Previa del Mac o con las opciones de exportación de Vista Previa en iPhone, escanea menos páginas y más simples, y quita la contraseña antes de subirlos.

Los portales de visas, pasaportes, exámenes y préstamos suelen limitar las subidas a unos cientos de kilobytes o un par de megabytes por archivo. Los PDF escaneados superan ese límite porque cada página se guarda como una foto. Lo más rápido es volver a guardar el PDF con compresión de imágenes (Vista Previa en Mac o iPhone lo hace gratis), escanear solo las páginas necesarias y quitar antes cualquier contraseña, porque muchos portales no pueden leer archivos protegidos.

Antes de comprimir

• Revisa el límite y el formato exactos en la página del portal: el tamaño máximo, si es por archivo o en total, y si pide PDF o JPEG. Las reglas cambian de un portal a otro y con el tiempo, así que guíate por lo que diga la página de carga.
• Quita la contraseña. Un portal no puede abrir un PDF protegido para revisarlo. Consulta iPhone, Mac, Windows o Android.
• Conserva el original. La compresión baja la calidad de las imágenes. Guarda una copia en calidad completa por si el portal rechaza un escaneo borroso.

En Mac: Vista Previa

1. Abre el PDF en Vista Previa y elige Archivo > Exportar.
2. En el menú Filtro Quartz, elige Reducir tamaño de archivo.
3. Ponle un nombre nuevo y haz clic en Guardar.

Apple advierte que el PDF comprimido “puede tener menor calidad que el original”. La misma ventana de exportación ofrece también Optimizar imágenes para pantalla y Guardar imágenes como JPEG (Apple: Reducir el tamaño de un PDF en Vista Previa en el Mac). Reducir tamaño de archivo puede dejar ilegibles los escaneos con mucho texto, así que abre el resultado y haz zoom antes de subirlo.

En iPhone o iPad: Vista Previa (iOS 26 y posteriores)

1. Abre el PDF en la app Vista Previa.
2. Toca el menú junto al nombre del archivo y luego toca Exportar.
3. Elige PDF y activa Optimizar imágenes para pantalla y Guardar imágenes como JPEG.
4. Toca el botón de confirmar, elige una ubicación, cambia el nombre y toca Guardar.

Apple indica que Optimizar imágenes para pantalla “crea un archivo más pequeño” (Apple: Exportar o comprimir PDF en Vista Previa en el iPhone). Si el portal pide un JPEG, la misma pantalla permite exportar a JPEG con un control deslizante de tamaño.

Escanea más pequeño desde el principio

• Solo las páginas que piden. Elimina las páginas sobrantes antes de subir el archivo. Vista Previa en iPhone puede borrar y reordenar páginas (Apple).
• Usa el escáner de documentos, no la cámara. Notas, Archivos y Vista Previa recortan y aplanan la página (Apple: Cómo escanear documentos en el iPhone). Un escaneo recortado pesa menos que la foto de un escritorio.
• Escala de grises o blanco y negro para documentos de texto, si el portal lo permite. El escáner de Vista Previa te deja ajustar el color de cada escaneo (Apple). Conserva el color en fotos y en cualquier documento con sellos que el funcionario deba ver.
• Un documento por archivo. Si el portal tiene espacios separados, no juntes todo en un único PDF enorme.

Problemas frecuentes

• Sigue pesando demasiado: vuelve a exportar con las dos opciones activadas, o escanea de nuevo en escala de grises.
• El texto se ve borroso: comprimiste demasiado. Vuelve al original y usa solo una de las opciones.
• El portal dice “archivo dañado” o “cifrado”: lo más probable es que el archivo siga protegido con contraseña o con restricciones. Quita la contraseña e inténtalo otra vez.
• El archivo quedó más grande: los PDF que son sobre todo texto real ya pesan poco. Volver a guardarlos puede aumentar su tamaño. Sube el original.

Con UnKey

UnKey Pro en iPhone, iPad y Mac incluye una herramienta Comprimir pensada para escaneos. Recodifica las páginas que son como fotos y deja intactas las que tienen texto real, para que el texto se vea nítido, y nunca te devuelve un archivo más grande que el que le diste. Funciona sin conexión, así que tu pasaporte o el escaneo de tu banco no se sube a ningún sitio web de compresión. Desbloquear es gratis; Comprimir forma parte de la compra única de Pro.

Preguntas

Fuentes

• Apple – Reduce the size of a PDF in Preview on Mac
• Apple – Export or compress PDFs and images in Preview on iPhone
• Apple – Add, delete, rotate, move, or crop PDF pages in Preview on iPhone
• Apple – Scan text and documents in Preview on iPhone
• Apple – How to scan documents on your iPhone or iPad

Los formatos pueden cambiar. Si una contraseña no funciona, revisa el correo con el que llegó el documento o contacta con el emisor. UnKey no está afiliado a ningún banco, empleador ni organismo mencionado aquí.

Traducido del inglés. Si hay alguna diferencia, la página en inglés es la de referencia.